Implementacija Akademskega poslovno informacijskega sistema na Univerzi v Ljubljani

Implementacija APIS – Akademsko poslovni informacijski sistem

Uvodni nagovor: Prof. dr. Emil Erjavec, Predsednik upravnega odbora
Glavni govornik: Mag. Aleš Košir, Vodja IT oddelka

V torek, 14. maja, smo se v zgodovinski palači Univerze v Ljubljani srečali člani Palsitovega kluba IT menedžerjev, da bi slišali dejstva o impresivni digitalni transformaciji in združitvi IT sistemov 26 fakultet z univerzo v enoten Akademski poslovni informacijski sistem. To je bilo uspešno izvedeno v obdobju 3 let in Slovenija ima zdaj sodobno brezpapirno delujočo univerzo v prestolnici. 

Predhodno je bilo 26 fakultet in akademij slabo povezanih in je uporabljalo 6 različnih poslovnih informacijskih sistemov na različnih tehnoloških skladih: Oracle, Microsoft, Linux itd…

Začelo se je z javnim razpisom, objavljenim v letu 2016. Na javni razpis se je odzvalo šest podjetij. V postopku javnega razpisa je prišlo do pritožb na Državno revizijsko komisijo s strani ponudnikov. Zato se je proces javnega razpisa vlekel 3 leta. Do njegovega zaključka nekateri konkurenti na razpisu niso več obstajali oziroma niso bili več ustrezni. 

Pred začetkom projekta je bila digitalizacija v zgodnjih fazah. Evidence upravljanja človeških virov niso bile niti digitalne. Akademsko osebje je podatke o svojih službenih potovanjih hranilo na papirčkih. 

Projekt je bil za strokovno osebje zelo naporen. Digitalizacija zahteva prilagajanje zaposlenih. Med projektom je odšlo 80 ljudi. Večinoma tisti, ki so uporabljali stare zastarele sisteme. V procesu digitalizacije je bilo zaposlenih 100 novih ljudi.

Strateške odločitve:
Začetna ideja je bila, da se procese definira na papirju in nato v skladu s tem ustvari sistem. Ker pa je imel SAP nekaj pripravljenih rešitev in najboljših praks za poslovni sektor, je postalo očitno, da je prilagoditev temu, kar sistem SAP že ima kot najboljše prakse, boljša ideja. Načrt je bil implementacija celotne informacijske rešitve najprej za rektorat Univerze, nato zaporedoma na ostale na vedno bolj prizadeven način, skupaj 10 zaporednih projektov.

Projekt je sledil pomembnim strateškim in operativnim odločitvam, kot je odločitev za migracijo računovodskih podatkov. Ta je bil, da bodo samo odprti predmeti preseljeni v nov sistem in brez zgodovine, ki bodo ostala v podedovanih sistemih.

Člani (26 fakultet) so lastniki svojih podatkov, ostajajo v lastni odgovornosti. Po testiranju morajo potrditi uspešno migracijo svojih podatkov. Ustvarjenih je bilo približno 400 testnih scenarijev za preverjanje pravilne migracije podatkov in integracije procesov, pri čemer so bili testirani vsi procesi.

Pomembno vprašanje: koliko poenotiti in integrirati, koliko dopustiti razlike za vsako fakulteto? Samo tiste, kjer obstajajo zakoniti ali zelo utemeljeni razlogi.

3 informacijski sistemi za študente so že obstajali in so bili integrirani s SAP skupaj z 10 zalednimi sistemi.

POSEBNOSTI:

Slovenski javni sektor je urejen tako, da zahteva posebne in prilagojene IT poslovne rešitve. Posredni proračunski uporabniki morajo poročati po denarnem toku in po načelu izkazanega poslovnega dogodka.

Posebnost Univerze v Ljubljani je, da ima lahko en zaposleni več delovnih mest. Dela lahko za eno ali več fakultet. Zaposleni lahko predstavijo stroške potovanja, kjer so prepotovali več držav na enem potovanju, združujejo različne poslovne baze, financiranje, vire stroškov in plačnike, po možnosti skupaj z nekaj vmesnimi dnevi dopusta.

Implementacija Apisa prinaša številne prednosti: 

• Vzpostavljeni so bili standardni operativni postopki z navodili za zaposlene.
• Okrepljena in posodobljena IKT infrastruktura: strežniki, osebni računalniki…
• Krepitev osebnih kompetenc: oblikovali smo usposobljene skupine strokovnih sodelavcev, ki so pridobili kompetence poznavanja poslovnih procesov, dodatnih znanj in znanj računovodskih in kadrovskih poklicev, komunikacijskih veščin in medsebojnega sodelovanja.
• Vzpostavitev temeljev za brezpapirne transakcije znotraj in zunaj univerze.
• Vzpostavitev osnove za integracijo in povezljivost rešitev na različnih področjih: kadrovska, študijska informatika, dokumentni sistem, vodenje projektov, načrtovanje in spremljanje obremenitev, povezljivost znotraj računovodskih področij.

Univerza je zmanjšala poslovna tveganja, ki bi nastala pri sodelovanju z manjšimi podjetji, ki ne morejo zagotoviti celovitih in kompleksnih poslovnih sistemov ter so odvisni od enega samega kadra. Postavila je temelje neodvisnega vodenja poslovnega sistema – lastno ekipo SAP svetovalcev. Univerza v Ljubljani se je pridružila klubu tehnološko naprednih in najuglednejših evropskih univerz.

Univerza v Ljubljani vsaki slovenski javni organizaciji ponuja izdelano rešitev za prilagoditev svojim potrebam. 

#UniverzavLjubljani #Akademskiposlovnoinformacijskisistem #Palsit #ITklubmenedžerjev #Arigamix #dokumentnisistemi #platformazaupravljanje #poslovniprocesi